Lisää aikaa kiitos. Mistä sitä kaivetaan? Kaikelle on paikkansa -tyyppinen ajattelutapa on kiva kotona mutta välttämätön tietotyössä. Työpöydän, tiedostojen ja kansioiden on parempi olla virheettömässä järjestyksessä tai muuten työstä ei tule mitään, kun asioiden pitäisi tapahtua nopeasti. Pitää miettiä mitä sovelluksia käyttää viestintään, muistiinpanoihin ja vaikka kuvien hallintaan ja ovatko ne varmasti parhaita omiin tarpeisiin. Mitä yksinkertaisempi asetelma, sitä parempi.
Harmi vaan, ettei täydellistä ohjekirjaa digitaaliselle elämänhallinnalle ole olemassa vaan pitää itse ratkaista miten asiansa järjestelee ja mitä ohjelmia työhön ja kaikkeen muuhun käyttää. Eikä kaikkea tietenkään voi itse päättää vaan pitää käyttää niitä välineitä mitkä toimivat vaikkapa koko projektitiimille. Vaikka haluaisit harjoittaa digitaalista minimalismia, voi olla että on pakko pitää auki neljää tai useampaa viestisovellusta, joissa kaikissa on tärkeää informaatiota.
Onneksi sentään muuhun digitaaliseen elämään voi vaikuttaa paljon. Teen säännöllisin väliajoin inventaarion materiaaleista, työtavoista ja ylipäänsä kaikesta mitä koneella ja puhelimella teen.
Tiedostojen hallinta
Omassa työssä melkein minkä tahansa tehtävän tai projektin tekeminen perustuu siihen että kerään tiedon, luokittelen ja analysoin sen, arkistoin ja jaan työn tulokset. Tiedostojen hallinnan pitää siis olla helppoa. Koska en halua koskaan stressata siitä että olisin unohtanut varmuuskopioida jonkun tiedoston, teen nykyään töitä vain niin että kaikki tiedostot tallentuvat jatkuvasti moneen eri paikkaan ilman mitään toimenpiteitä. Oma systeemi koostuu tällä hetkellä näistä osista:
- Pilvipalvelu: säilytys, synkronointi, jakaminen. Tiedostot ovat pilvessä ja ne voi jakaa mistä tahansa. Olen tähän asti käyttänyt Dropboxia mutta Google Driven uusi versio Google One vie voiton omassa vertailussa, joten pieni muuttoprojekti on paikallaan. Jos näiden hyödyt ja puutteet kiinnostaa, täällä hyvä vertailu näistä The Battle of the Titans. Dropbox itseasiassa on julistettu voittajaksi täällä, mutta paremmuusjärjestyshän riippuu ihan siitä mitkä ominaisuudet itselle on tärkeimpiä.
- Sisäinen kovalevy: Kaikki aktiiviset projektit on synkattuna koneen kovalevylle. Tiedostot tallentuvat samanaikaisesti pilveen ja lokaalisti koneelle.
- Ulkoinen kovalevy: Tallentaa Timemachine:n (Mac:in oma automaattinen varmuuskopiointitoiminto) avulla käyttöjärjestelmän ja kaikki tiedostot. Siirrän tänne myös vanhat projektit, joita en enää synkronoi kovalevylle viemään tilaa.
- Varmuuskopioiva pilvipalvelu: Taustalla käynnissä jatkuvasti, tekee varmuuskopioinnin kaikista koneella olevista tiedoista ja käyttöjärjestelmästä. Tallentaa myös ulkoisen kovalevyn sisällön silloin kun se on fyysisesti kiinni koneessa.
- Salasanojen hallinta: Hankin vuonna 2013 Dashlanen, jota käytän lähes joka päivä. Nopeuttaa uskomattoman paljon kaikkea tekemistä. Kirjautumiset ja lomakkeiden täyttäminen tapahtuu sekunneissa.
- Muistiinpano-sovellus: Jotta tieto ei jää meileihin pyörimään siirrän aina kaiken olennaisen tiedon projekteista Evernoteen, jotta se löytyy nopeasti.
Projektinhallinta
Vaihtoehtoja pienen yrityksen projektinhallintaan riittää: Thrive, Bonsai, AndCo, Trigger, Monday, Wrike, Asana jne. Se mikä näistä toimii parhaiten, riippuu täysin omista työtavoista, tarpeista ja budjetista. Joku voi pärjätä pelkällä excelillä. Testikierroksen jälkeen päädyin Trigger:iin joka on tarpeeksi yksinkertainen omaan käyttöön. Merkkaan deadlinet, tehdyt tunnit ja projektien tiedot tänne.
Laskutus ja kirjanpito
Perinteisessä pankin yritystilissä on varmasti puolensa mutta huomasin, että itselle helpompaa on käyttää palvelua, jossa voi luoda ja lähettää laskut ja seurata kassavirtaa. Myös kirjanpitäjälle sopiva ratkaisu oli vaihtaa Holvi-tiliin.
Puhelimen ja viestien hallinta
Puhelin on yksi suurimmista aikasyöpöistä, jos sen antaa olla sellainen. Monen eri sovelluksen ilmoitukset ja muut hälytykset piippailee jatkuvasti ja keskeyttävät ajatuksen, jos niiden asetuksia ei ole käynyt yksitellen viilailemassa. Kalenterimuistutukset ja monet puhelut ovat niitä joiden pitääkin keskeyttää, mutta täysin turhanpäiväiset some-ilmoitukset olen pitänyt hiljaisena jo pidempään. Jos älypuhelimesta tuntuu olevan enemmän haittaa kuin hyötyä, täällä on hyviä ohjeita tilanteen muuttamiseen How to Configure Your iPhone to Work for You Not Against You.
Tuliko tylsää?
Inventaarion jälkeen ajatus on aina kirkkaampi ja tuntuu että asiat ovat paremmin hallinnassa, kun työmetodit on päivitetty tähän hetkeen. Ja väittäisin että aikaakin säästyy joka päivä vähän puhdistusoperaation myötä. Ehkä siksi uskalsin liittyä tänä vuonna mukaan myös yhteen Pro Bono-projektiin. Asiakastyöt menevät aina edelle, mutta toivon että ehdin hieman olemaan avuksi Naisten Pankin viestintäryhmässä. Naisten Pankki tukee kehitysmaiden naisten toimeentuloa ja yrittäjyyttä kestävän kehityksen periaattein.
Kuvalähde: Photo by Joel Filipe on Unsplash